前回は、組織の詰まりを解消するための5つの設計原則について解説しました。「入口をまとめる」「権限をスライダーにする」といった概念は理解できたかと思います。 しかし、どれほど素晴らしい原則も、現場で使える「道具」になっていなければ意味がありません。

「権限スライダーって具体的にどう設定するの？」 「仕事のカタログ化といっても、何から書き出せばいいの？」

今回は、概念を実務に落とし込むための「実装レバー（5つの道具）」について詳しく解説します。特別なシステム導入は不要です。まずはチームで共有されたスプレッドシートを1枚用意してください。それが、あなたの組織のコックピットになります。

実装レバー1：仕事の“カタログ化”——何を、どの品質で、どの窓口で

最初のステップは、チームに舞い込む仕事を「商品」のように定義することです。これを「仕事のカタログ化」と呼びます。

(1) 名前で呼ぶ

業務があやふやなのは、名前がないからです。「あの件」「例の対応」「総務的な仕事」ではなく、代表的な品目に名前をつけます。

• 契約レビュー
• 与信チェック
• 見積チェック
• 購買手続
• 人事手続
• 障害対応

このように名前をつける（ラベリングする）ことで、初めて管理可能な「単位」になります。まずは主要な業務をリストアップしましょう。

(2) 依頼フォームには「必須3点」と「出口」を明記

原則2でお伝えした通り、入口はフォームに一本化します。ここでのポイントは、入力項目を欲張らないことです。必須なのは以下の3点だけです。

1. 内容： 何をしてほしいのか
2. 期限： いつまでに必要か
3. 金額目安： 規模感はどれくらいか

これに加えて、フォームには「出口の姿（合格基準）」を1行で明記します。 例えば、購買業務なら「単独決済可能・48時間以内完了・再交渉ゼロの状態」といった具合です。ゴールが示されていることで、依頼者は「どこまで情報を揃えればいいか」を自律的に判断できるようになります。 目指すユーザー体験は、「検索1回・申請3分」です。社内ポータルで検索すればすぐにフォームが出てきて、3分で入力が終わる状態を作ります。

実装レバー2：期限と順番——速く・公平に・詰まらせない

仕事が溜まったとき、担当者の「勘」や「声の大きい人の依頼」を優先していませんか？ これが混乱の元です。客観的なルールで順番を制御します。

(1) 期限の基本設定

前回の「信号機」のルールを適用します。

• 通常（緑）： 24時間以内
• 急ぎ（黄）： 8時間以内
• 緊急（赤）： 即時対応

(2) 順番のアルゴリズム

基本は「先に来た順」ですが、それだけではありません。「先に来た順＋優先度」で並べ替えます。また、担当者の「得意分野」で自動的に振り分ける仕組みや、「時間が経つほど優先度が自動アップする」仕組みを入れることで、難しい案件がいつまでも放置されるのを防ぎます。

(3) 見える化ボードの設置

スプレッドシートやタスク管理ツールで、以下の数字を常時表示します。

• 仕掛かり数（今、手元にある数）
• 滞留時間（どれくらい止まっているか）
• やり直し率

特に「赤（緊急）」の案件については、解決していなくても、48時間以内に「次の一歩（Next Action）」を1行で登録することを義務付けます。解決には時間がかかっても、「次に何をすべきか」が決まっていれば、組織は安心できるからです。

実装レバー3：権限“スライダー”——高さ・幅・深さを場面で変える

「任せる」という行為を因数分解するツール、それが「権限スライダー」です。 マネージャーは案件ごとに、あるいは部下の熟練度ごとに、以下の3つのスライダーを調整します。

スライダーA：高さ（決める深さ）

意思決定のプロセスをどこまで任せるかです。

• レベル1：情報収集（事実を集めて整理するところまで）
• レベル2：提案（「私はこう思います」という案を出すところまで）
• レベル3：最終判断（「これで進めます」と決定するところまで）

スライダーB：幅（影響範囲）

その決定が及ぶ範囲です。

• レベル1：自部門のみ（チーム内で完結する話）
• レベル2：関連部門（隣の部署にも影響する話）
• レベル3：全社（会社全体に関わる話）

スライダーC：深さ（例外の重さ）

案件の難易度やリスクです。

• レベル1：通常（マニュアル通り）
• レベル2：軽例外（少し外れているが前例あり）
• レベル3：難案件（前例なし、高リスク）

運用イメージ

例えば、「小額・低リスク・定型」の組み合わせなら、すべてのスライダーを「お任せ」側に振り、自動成立とします。 逆に、「高額・全社影響あり・難案件」であれば、部下の権限は「情報収集（高さレベル1）」までに限定し、そこから先はマネージャーが引き取る、といった使い分けをします。 「これ、任せたよ」と言う代わりに、「この案件は、高さレベル2、幅レベル1で頼む」と伝えることで、部下はどこまで自分でやっていいかを正確に理解でき、必要以上に上司の顔色を伺わなくて済みます。

実装レバー4：知識の資産化——“属人のコツ”を流通させる

業務の中で生まれた「気付き」を、個人の頭の中に留めず、組織に流通させます。 そのためのフォーマットが「ナレッジカード」です。

• 悪例→良例： 「こうすると失敗する」と「こうすれば成功する」を対比させる。
• 判断の前提： なぜそのルールがあるのか、背景にある思想。
• よくある質問： 過去に聞かれたことの蓄積。

これらを1枚のカード（ドキュメント）に集約します。 重要なのは更新頻度です。「月1回」と決め、新しい項目を足すだけでなく、不要になった古いルールや冗長な要素を削るメンテナンスを必ず行います。

実装レバー5：自動化と外部委譲——“人でやらない勇気”

最後に、人間がやらなくていいことを手放します。

• 自動処理： 入力データの転記、照合、完了通知、ステータス更新。これらはRPAやスクリプトに任せます。
• 閾値超えのみ外部へ： 例えば法務チェックや与信判断において、金額やリスクスコアが一定以上の場合のみ、外部の専門家へエスカレーションするフローにします。
• セルフサービス化： 問い合わせを減らすために、FAQを整備し、ガイド付きフォームを用意します。「聞かなくてもわかる」「申請すれば自動で進む」状態を作ることで、問い合わせ自体を削減します。

組織タイプ別の回し方（3つの型）

これらのレバーをどう組み合わせるかは、組織のタイプによって異なります。以下の3つの型から、自社に合うものを選んでください。

1. プール制： 案件を共通の「箱（プール）」に入れ、メンバーが得意分野に応じて自発的に取っていくスタイルです。業務量の波が大きい部門に向いています。
2. ハブ＆スポーク： 法務や財務などの中枢（ハブ）が標準ルールを作り、各事業部の担当者（スポーク）が一次処理を行うスタイルです。多拠点・多事業の組織で有効です。
3. 専門チーム（集中拠点）： 難易度の高い案件と、標準ルールの更新機能だけを特定のチームに集約するスタイルです。例外が非常に多い現場で力を発揮します。

まずは自社のチームがどの型に近いかを考え、スライダーの設定やフォームの作り方を調整してみてください。 次回、最終回では、これらの仕組みを実際に組織に定着させるための「90日ロードマップ」と、成否を分ける「3つのKPI」について解説します。